Donnerstag, 30. November 2017

einfach machen: Zeitmanagement ist doch gar nicht kompliziert!

Zeitmanagement ist doch gar nicht kompliziert. Warum müssen die Leute so viele Pläne erstellen und Analysen durchführen, bevor sie sich entscheiden, ihre Arbeit tatsächlich zu erledigen?

Gerade habe ich mal wieder einen Artikel gelesen, in dem für jede Aufgabe diverse Attribute bewertet werden sollten, nämlich Aufwand und Nutzen, Dringlichkeit und Wichtigkeit. Am besten trägt man alle seine anstehenden Aufgaben in eine Liste, eine Matrix, einen Kalender und zusätzlich noch in eine textuelle und grafische Planung des Tages. Hallo? Nach dem Pareto-Prinzip können wir 80% der Aufgaben in 20% der Zeit erledigen. Das heißt auch, dass viele Aufgaben für die Erledigung weniger Zeit brauchen als für eine so umfangreiche Planung nötig ist.

Darum: Einfach machen! Bei mir umfassen diese schnell erledigten Aufgaben tatsächlich exakt 20% der Arbeitszeit. Ich reserviere einfach zwei Stunden des Tages dafür, diesen Kleinkram zu erledigen und weg ist er. Dafür schreibe ich ihn nicht mal auf meine Listen, außer es ist etwas, das aus konkreten Gründen nur an einem bestimmten Tag erledigt werden kann, wie das Versenden einer Erinnerungs-E-Mail. Würde ich diese Aufgaben so gründlich durchplanen, wie das klassische Zeitmanagement verlangt, würde ich den Aufwand für diese Aufgaben auf 4 Stunden pro Tag erhöhen. Sinnlose Zeitverschwendung! Zeitmanagement soll Zeit einparen!

Auch für die restlichen 20% der Aufgaben lohnt sich eine so umfangreiche Analyse nicht. Ich mache es da ganz simpel: Während der Arbeitszeit arbeite ich. Jede zu erledigende Aufgabe steht auf genau einer einzigen Liste. (Hier könnte ich weiter ausholen und mein Farbschema für die Aufgaben erklären, aber das führt zu weit.) Dank der Listen habe ich einen Überblick über meine große Auswahl an zu erledigenden Aufgaben. Ich nehme mir an einem Home Office Tag 4-6 Projekte vor, an denen ich jeweils ein bis zwei Stunden arbeite. Zusammen mit den 2 Stunden Kleinkram ist damit der Tag schon voll verplant. Die Reihenfolge der Aufgaben lege ich dann spontan nach Lust und Laune fest. Klar ist sowieso, dass ich am Ende an allen Projekten gearbeitet haben werde.

Wozu man eine Pomodoro-Küchenuhr braucht, um sich zu konzentrieren, wird sich mir wohl nicht erschließen. Wenn die Arbeit Spaß oder zumindest Sinn macht, kommt die Konzentration ganz von selbst. Wer sich auf die Arbeit nicht konzentrieren "kann" (vermutlich eher "mag"), sollte lieber mal die Gründe analysieren. Vielleicht sind es die falschen Aufgaben, die falsche Motivation, der falsche Beruf oder die falsche Firma. Auch private Sorgen können von der Arbeit ablenken, aber andererseits kann eine erfüllende Arbeit auch von den privaten Sorgen ablenken. So herum funktioniert es jedenfalls bei mir.

Was das Prioritätensetzen angeht, sind die Zuhörer/innen meiner Vorträge und Schulungen immer verblüfft, wenn ich ihnen ganz klar sage, die Prioritätensetzung würde in der Zeitmanagementliteratur überbewertet. Unsere Prioritäten kommen doch sowieso vom Kunden oder vom Chef. Und wenn ein Chef gut ist, weiß er zu verhindern, dass seine Mitarbeiter ihre Prioritäten anders setzen als er. Als Selbständige kann ich natürlich selbst priorisieren, aber nur vor der Vertragsunterzeichnung. Nachdem ich mich zu einer Arbeit verpflichtet habe, wird sie natürlich auch gemacht. Ich bewerte alle meine Projekte als gleich wichtig. Die Reihenfolge der Bearbeitung ergibt sich aus der Dringlichkeit.

Natürlich setze ich nicht alle Ideen um und nehme nicht jeden Auftrag an. Die Priorisierung nach wichtig und unwichtig findet aber nur dort statt. Unwichtige Projekte fange ich gar nicht erst an, wenn ich dafür keine Zeit habe.

Natürlich muss man unter Überlast auch mal eine Arbeit niedriger priorisieren, aber was heißt das? Dass ich eine Abgabefristverlängerung aushandle, um die Aufgabe trotzdem ordentlich ausführen zu können, oder sie wird weniger gründlich bearbeitet als ich mir das gewünscht hätte. Am Aufwand lässt sich durchaus noch drehen, finde ich aber schade.

Vielleicht entsteht meine hohe Motivation und Konzentration genau daraus, dass ich meine Projekte nicht nach Wichtigkeit priorisiere. Wenn man erstmal anfängt, seine Arbeit systematisch abzuwerten, wo soll dann noch die Motivation herkommen?

So, und jetzt wieder ans Werk...

Andrea Herrmann

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