Konsistente Ablage
Ablagesysteme entwickeln sich "aus historischen Gründen". Manchmal gestalten ganz zufällige Faktoren die Struktur unserer Ablage. Beispielsweise kurz nachdem ich einen neuen Mailaccount angelegt hatte, gab es ein Update des Mailclients. Zunächst hatte ich Schwierigkeiten damit, neue Ordner anzulegen. Ob es an mir oder an der Technik lag, ist mir bis heute unklar. Inzwischen kann es wieder. Damals aber warf ich dann einfach Unzusammengehörendes in die wenigen aktuell existierenden Ordner.
Noch schlimmer sieht es auf meinem Computer aus. Ich hatte festgestellt, dass ich bei der Suche in meinen Archiven inzwischen Schwierigkeiten mit dem Finden von Kursen, Vorträgen und Artikeln hatte, die länger her sind. Ein paar Jahre lang weiß ich noch genau, auf welcher Tagung in welchem Jahr ich welchen Vortrag über welches Thema gehalten habe. Ab Abständen von 5 Jahren und mehr verschwimmt die Erinnerung. Darum beschloss ich, alle Dateien umzusortieren und meine Ablage nach Themen zu sortieren. Dann habe ich z.B. alles zum Thema Zeitmanagement schön beieinander. Kaum hatte ich aufwändig diese Umsortierung durchgeführt, gab mein Laptop auf einer Reise den Geist auf. Also kam die Datensicherung auf einen neuen Laptop. Aber dann stellte ich fest, dass auf dem neuen Rechner die Suche nach Dateien nicht funktioniert. Sie ist vorhanden und ich habe schon mehrere vergebliche Versuche gemacht, sie einzurichten, aber wenn ich einen existierenden Dateinamen in das Suchfeld eingebe und die Suche starte, erhalte ich immer dasselbe Ergebnis, nämlich die falsche Behauptung, diese Datei existiere nicht. Das war natürlich EXAKT der falsche Zeitpunkt für so etwas. Plötzlich fand ich überhaupt nichts mehr.
Ein halbes Jahr später ist mir klar, dass die Sortierung nach Thema sehr gut für das Archiv funktioniert. So fallen mir bei der Suche nach früherem Material sogar Vorträge in die Hände, von denen ich gar nicht mehr wusste, dass ich sie mal gehalten habe. Was für ein Schatz!
Für die aktuell zu bearbeitenden Dateien macht diese Struktur weniger Sinn. Beispielsweise stolpere ich darüber, wenn ich bei derselben Hochschule mehrere Kurse gebe und mich frage, wo ich das zugehörige organisatorische Material nun ablege - bei Requirements Engineering oder Zeitmanagement? Oder bei interdisziplinären Arbeiten, die ich dann eben doch wieder im falschen Ordner suche.
Aufgrund meiner positiven Erfahrungen mit Feng Shui weiß ich, dass Form und Struktur großen Einfluss haben. Minimale Effizienzgewinne durch die richtige Sortierung von Unterlagen verblassen bedeutungsmäßig gegenüber dem Gefühl von Flow und Harmonie, die dadurch entstehen. Meine Bücherwand fühlt sich faszinierend "richtig" an, seitdem sie nicht nur nach Themen, sondern auch chronologisch sortiert ist: Die Gegenwart griffbereit auf mittlerer Höhe, die Vergangenheit [Archiv] unten und die Zukunft [leere Briefumschläge und Mappen] oben). Und seitdem hier private Literatur und Fachbücher einträchtig nebeneinander stehen. Es fühlt sich an als sei eine unnatürliche Spaltung aufgehoben.
Eine ähnliche Harmonie suche ich darum auch für meine elektronische Ablage. Darum erstellte ich eine Liste von Ordnern, wie ich sie mir vorstelle. Diese Struktur soll durchgängig überall gelten: In allen E-Mail-Konten, Dateiablagen, Buchhaltung und Zeitmanagement. Es kann doch nicht sinnvoll sein, wenn ich einen Fachartikel schreibe, diesen im Mail-Ordner "Kontakte" abzulegen, im Dateiordner "Projektmanagement", die Einnahme läuft unter "Schreibhonorare" und im Zeitmanagement verbuche ich die Tätigkeit unter "Marketing". Das hat historisch gesehen alles seine Gründe. Das ist aber kein Grund, es so zu belassen. Historische Gründe sind eigentlich immer nur Erklärungen, bestenfalls Ausreden, aber keine gültigen Begründungen.
Die Dateien umzusortieren, das wird noch etwas dauern, aber in Buchhaltung, Zeitmanagement und Mail-Ordnern ist die neue Struktur schon umgesetzt. Dabei wurde schon klar, dass eine völlige Übereinstimmung nicht unbedingt eintreten wird, weil ich z.B. nicht in jedem Mail-Konto einen Ordner "Belletristik" brauche. Und auch in der Buchhaltung kann ich getrost darauf verzichten, weil ich die Centbeträge, die ich mit Belletristik verdiene, weder für mich noch fürs Finanzamt separat aufführen muss. In manchen Medien habe ich also Ordner weggelassen oder mangels Masse mehrere zusammengefasst. Was nichts daran ändert, dass die einheitliche Struktur hier trotzdem gilt. Und schon spüre ich eine gewisse Entspannung. Ich muss nicht mehr überlegen, welches Projekt in welchem Ablagesystem zu welcher Kategorie gehört. Für jedes Projekt ist klar, welcher Kategorie es zugehört, und damit auch, warum und wozu ich es tue. Es fasziniert mich immer wieder, wie solche formalen Details das Gefühl "Etwas ist nicht in Ordnung" verringern können. Auch wenn einem bisher das sachte Gefühl einer Spaltung oder Unklarheit nicht bewusst war. Es wird erst dann greifbar, nachdem die Ursache beseitigt ist. Das motiviert mich, auch die Umsortierung der Dateien in Angriff zu nehmen.
In diesem Sinne: Aufräumen lohnt sich!
Noch schlimmer sieht es auf meinem Computer aus. Ich hatte festgestellt, dass ich bei der Suche in meinen Archiven inzwischen Schwierigkeiten mit dem Finden von Kursen, Vorträgen und Artikeln hatte, die länger her sind. Ein paar Jahre lang weiß ich noch genau, auf welcher Tagung in welchem Jahr ich welchen Vortrag über welches Thema gehalten habe. Ab Abständen von 5 Jahren und mehr verschwimmt die Erinnerung. Darum beschloss ich, alle Dateien umzusortieren und meine Ablage nach Themen zu sortieren. Dann habe ich z.B. alles zum Thema Zeitmanagement schön beieinander. Kaum hatte ich aufwändig diese Umsortierung durchgeführt, gab mein Laptop auf einer Reise den Geist auf. Also kam die Datensicherung auf einen neuen Laptop. Aber dann stellte ich fest, dass auf dem neuen Rechner die Suche nach Dateien nicht funktioniert. Sie ist vorhanden und ich habe schon mehrere vergebliche Versuche gemacht, sie einzurichten, aber wenn ich einen existierenden Dateinamen in das Suchfeld eingebe und die Suche starte, erhalte ich immer dasselbe Ergebnis, nämlich die falsche Behauptung, diese Datei existiere nicht. Das war natürlich EXAKT der falsche Zeitpunkt für so etwas. Plötzlich fand ich überhaupt nichts mehr.
Ein halbes Jahr später ist mir klar, dass die Sortierung nach Thema sehr gut für das Archiv funktioniert. So fallen mir bei der Suche nach früherem Material sogar Vorträge in die Hände, von denen ich gar nicht mehr wusste, dass ich sie mal gehalten habe. Was für ein Schatz!
Für die aktuell zu bearbeitenden Dateien macht diese Struktur weniger Sinn. Beispielsweise stolpere ich darüber, wenn ich bei derselben Hochschule mehrere Kurse gebe und mich frage, wo ich das zugehörige organisatorische Material nun ablege - bei Requirements Engineering oder Zeitmanagement? Oder bei interdisziplinären Arbeiten, die ich dann eben doch wieder im falschen Ordner suche.
Aufgrund meiner positiven Erfahrungen mit Feng Shui weiß ich, dass Form und Struktur großen Einfluss haben. Minimale Effizienzgewinne durch die richtige Sortierung von Unterlagen verblassen bedeutungsmäßig gegenüber dem Gefühl von Flow und Harmonie, die dadurch entstehen. Meine Bücherwand fühlt sich faszinierend "richtig" an, seitdem sie nicht nur nach Themen, sondern auch chronologisch sortiert ist: Die Gegenwart griffbereit auf mittlerer Höhe, die Vergangenheit [Archiv] unten und die Zukunft [leere Briefumschläge und Mappen] oben). Und seitdem hier private Literatur und Fachbücher einträchtig nebeneinander stehen. Es fühlt sich an als sei eine unnatürliche Spaltung aufgehoben.
Eine ähnliche Harmonie suche ich darum auch für meine elektronische Ablage. Darum erstellte ich eine Liste von Ordnern, wie ich sie mir vorstelle. Diese Struktur soll durchgängig überall gelten: In allen E-Mail-Konten, Dateiablagen, Buchhaltung und Zeitmanagement. Es kann doch nicht sinnvoll sein, wenn ich einen Fachartikel schreibe, diesen im Mail-Ordner "Kontakte" abzulegen, im Dateiordner "Projektmanagement", die Einnahme läuft unter "Schreibhonorare" und im Zeitmanagement verbuche ich die Tätigkeit unter "Marketing". Das hat historisch gesehen alles seine Gründe. Das ist aber kein Grund, es so zu belassen. Historische Gründe sind eigentlich immer nur Erklärungen, bestenfalls Ausreden, aber keine gültigen Begründungen.
Die Dateien umzusortieren, das wird noch etwas dauern, aber in Buchhaltung, Zeitmanagement und Mail-Ordnern ist die neue Struktur schon umgesetzt. Dabei wurde schon klar, dass eine völlige Übereinstimmung nicht unbedingt eintreten wird, weil ich z.B. nicht in jedem Mail-Konto einen Ordner "Belletristik" brauche. Und auch in der Buchhaltung kann ich getrost darauf verzichten, weil ich die Centbeträge, die ich mit Belletristik verdiene, weder für mich noch fürs Finanzamt separat aufführen muss. In manchen Medien habe ich also Ordner weggelassen oder mangels Masse mehrere zusammengefasst. Was nichts daran ändert, dass die einheitliche Struktur hier trotzdem gilt. Und schon spüre ich eine gewisse Entspannung. Ich muss nicht mehr überlegen, welches Projekt in welchem Ablagesystem zu welcher Kategorie gehört. Für jedes Projekt ist klar, welcher Kategorie es zugehört, und damit auch, warum und wozu ich es tue. Es fasziniert mich immer wieder, wie solche formalen Details das Gefühl "Etwas ist nicht in Ordnung" verringern können. Auch wenn einem bisher das sachte Gefühl einer Spaltung oder Unklarheit nicht bewusst war. Es wird erst dann greifbar, nachdem die Ursache beseitigt ist. Das motiviert mich, auch die Umsortierung der Dateien in Angriff zu nehmen.
In diesem Sinne: Aufräumen lohnt sich!
AndreaHerrmann - 24. Jul, 11:03
