Ein häufiges Thema in meinen Zeitmanagement-Kursen ist die Planbarkeit. Man kann den schönsten Plan für den folgenden Arbeitstag erstellen, aber so funktioniert es dann doch nie. Abgesehen davon, dass am Ende viele Aufgaben länger dauern als erhofft, kommen immer so viele unerwarteten Aufgaben dazwischen.
Ursachen der schlechten Planbarkeit:
- Zusammenarbeit mit anderen führt dazu, dass man Zuarbeit erhält, Fragen oder Anweisungen, auf die man schnell reagieren muss. In meiner Zeitplanung sind darum für jeden Tag ein bis zwei Stunden für "Sonstiges" eingeplant. Das sind Beantwortung von E-Mails, Organisatorisches etc. Das gibt mir genügend Zeit, um meine Mailbox sauber zu halten. An Kurstagen sitze ich abends noch eine Stunde an der Mailbearbeitung, und das genügt, um die wirklich dringenden Anfragen zu erledigen. Bei zwei Stunden bearbeite ich dann auch weniger dringende Themen und bleibe auf dem Laufenden. Werden es mal mehr als zwei Stunden, verschiebe ich den Rest auf morgen.
- Technische Abhängigkeiten. Normalerweise kann man diese planen. Es ist ja schon vorher bekannt, dass ich im Zug keine Kursunterlagen drucken werde oder im Hotelzimmer nicht meine analoge Bücherei zur Verfügung habe. Da ich viel mobil / unterwegs / an verschiedenen Orten arbeite, ergibt sich darum aus den technischen Voraussetzungen auch, wo und darum wann ich welche Aufgabe bearbeiten kann.

Hoch gekommen ist das Thema der Planbarkeit bei mir, seitdem mein Internet- und Telefonanschluss zu Hause vom Zufall (oder Luftdruck? oder den Sternen?) abhängt. Heute Vormittag hatte ich eigentlich ganz etwas anderes vorgehabt als im Café zu arbeiten. Aber ich benötigte dringend Informationen, die ich online heraussuchen musste, um jetzt gleich dringende Post noch auf dem Postamt abgeben zu können. Unter der Woche habe ich massive Schwierigkeiten mit den Postöffnungszeiten, insbesondere da ich meist in Heidelberg arbeite und darum üblicherweise von 6:30 Uhr bis 20:30 Uhr unterwegs bin. Das Postamt am Heidelberger Hauptbahnhof öffnet um 9:30 Uhr, schließt um 18 Uhr und macht zwischendurch noch zwei Stunden Mittagspause! Aber gut, das ist immerhin planbar und verlässlich. Nur trage ich in letzter Zeit immer mal wieder schwere Pakete voll Papier mit mir herum, nicht wissend, an welchem Tag ich es in welcher Stadt auf dem Postamt abgebe. Gerade da ich zu Hause kein zuverlässiges Internet habe, kann ich in Heidelberg nicht einfach zu beliebiger Uhrzeit Feierabend machen und nach Hause fahren, um dort weiterzuarbeiten. Ich muss erst alles online erledigen und kann erst dann nach Hause fahren. Und da hat das Postamt vielleicht schon zu.

Zum Glück habe ich eine spontane Persönlichkeit, die sich leicht an die Gegebenheiten anpasst. Es ist nun OK für mich, dass ich hier sitze und surfe, obwohl ich eigentlich zu Hause an einem Zeitschriftenartikel schreiben wollte. Da ich mit meiner Arbeit auf dem Laufenden bin, habe ich Puffer. Heute 12 Uhr ist NICHT der Abgabetermin.

Das ist auch ein wichtiger Tipp in Zeiten schlechter Planbarkeit: Nichts auf den letzten Drücker erledigen, denn auf den letzten Drücker wird garantiert das Internet, der Computer oder der Drucker streiken. Murphies Law!! Ansonsten: flexible Planung. Wie das funktionert, zeige ich im Kurs!

So, und jetzt gehe ich aufs Postamt. Ich wäre lieber heute Morgen um 9 Uhr schon dort gewesen, weil dann die Schlangen kürzer sind. Aber nun ist das so und ich bin froh, dass das Paket überhaupt heute noch rausgeht. Sonst müsste ich es am Montag zusammen mit den Kursunterlagen und den Prüfungsbögen für meine Studenten auch noch mit in die Vorlesung nehmen.

Gruß, Andrea Herrmann

mit stündlich neuem Plan...